Susunan & Uraian Tugas

SUSUNAN DAN URAIAN TUGAS
IKATAN ALUMNI SMA NEGERI 1 KWANYAR 1998
ANGKATAN 1995

A. Pendahuluan.

1. Latar Belakang.

Lima Belas tahun lamanya alumni 1998 SMA Negeri 1 Kwanyar tidak saling berkomunikasi, pada hari minggu tanggal 11 Agustus 2013, telah diadakan Reuni pertama di Bangkalan. Di acara reuni inilah panitia mencoba berusaha untuk menyatukan kembali jalinan komunikasi yang telah terputus antara Kelas IPA, IPS-1 dan IPS-2 yang tergabung dalam Alumni 1998. Dan akan diselenggarakan kegiatan tersebut tiap tahunnya pada H+3 Hari Raya Idul Fitri (Tentatif).

2. Tujuan.

Petunjuk kerja ini dibuat sebagai acuan pelaksanaan tugas di masing-masing bidang, sehingga tidak akan terjadi duplikasi tugas serta sikap saling menggantungkan diantara personil/organisasi kepanitiaan.

3. Sistematika.

a. Pendahuluan.

b. Susunan Kepanitiaan.

c. Tugas dan Tanggungjawab.

d. Rencana Program Kerja.

e. Penutup.

B. Susunan Kepanitiaan.

Berdasarkan susunan Panitia REUNI ALUMNI SMA NEGERI 1 KWANYAR 1998 yang telah terbentuk pada Reuni hari Minggu 11 Agustus 2013, dapat dibuat petunjuk kerja sebagai berikut :

1. Ketua : EKO BUDI HANDOYO,

2. Wakil ketua : IIS SUMIRAH, 
3. Sekretaris : USWATUN HASANAH, 
4. Bendahara : NURYANI, 

5. Sie Acara : HAFADOH, 

6. Sie Konsumsi  : SUFIYAH & SUSY RASMIANDRI, 
7. Sie Pubdekdok : MOH. TOYYIB & AHMAD FATHONI, 

8. Sie Humas : MUKAFFI & MOH. SAIFULLOH, 

    a. Koord Batah dan Modung : BADRUS ZAMAN, 

    b. Koord Kwanyar : WAHYU RAHAYU CITRA DEWI,
    c. Koord Sukolilo, Kesek : ABDUL AZIS, 
    d. Koord Tragah : MUH AS’AD, 
    e. Koord Tanah Merah : KHOIRUL ANAM,

9. Sie Dana : M. FARUK,

C. Tugas dan Tanggung Jawab.

1. Ketua.

a. Tugas utama seorang Ketua sebagai pemimpin organisasi adalah :

1) Merencanakan/perencanaan (merencanakan hal/kegiatan yang akan dilakukan), 

2) Mengorganisir (mengatur dan membagi tugas dan tanggungjawab/pendelegasian kepada bawahan), 

3) Mengontrol, (mengecek atau meminta laporan kemajuan kegiatan), serta mengkordinasi, 

4) Membagi tugas dan kerja sama antar seksi-seksi dalam kegiatan diluar maupun saat saat rapat.

b. Melakukan negosiasi dengan instansi setempat sebagai pelindung, terutama mengenai jalannya reuni.

c. Bertanggungjawab terhadap segala sesuatu/kegiatan yang telah diprogramkan oleh setiap seksi.

d. Memimpin dan menyetujui segala keputusan rapat.

e. Memberikan teguran kepada seksi-seksi dan anggota bila tidak menjalankan tugas.

f. Memberikan laporan kegiatan dari seksi-seksi.

g. Membagi tugas dan fungsi kerja, serta meminta masukan dari Wakil Ketua.

h. Memberikan mandate kepada wakil bila ada halangan.

i. Memberikan surat perintah kerja/mandate kepada anggota untuk menjalankan tugas.

2. Wakil Ketua.

a. Membantu Ketua dan bertanggungjawab kepada ketua apabila dalam pengambilan keputusan ketua tidak ada. Wakil ketua dapat menggantikan ketua dalam pengambil suatu keputusan.

b. Memimpin rapat-rapat atas kesepakatan ketua, serta meminta masukan kepada ketua sebelum mengambil keputusan.

c. Wakil ketua tidak mempunyai kewenangan sebelum ada keputusan ketua, namun dalam segala sesuatu yang bersifat darurat wakil ketua berhak untuk mengambil kebijakan yang selayaknya.

d. Memberi saran, kritik, serta nasehat kepada kepanitiaan tertentu, secara lisan demi kesuksesan kepanitiaan tersebut.

3. Sekretaris.

Suatu organisasi hidup atau mati secara administrasi ada di tangan sekretaris. Fungsi dan Tugas kerja sekretaris adalah sebagai berikut :

a. Membuat surat undangan rapat.

b. Membuat surat permohonan bantuan dana (proposal).

c. Mencatat hasil-hasil keputusan rapat, termasuk semua usulan, kritik dan saran.

d. Membuat surat keputusan yang dikeluarkan ketua/ wakil ketua, surat keputusan delegasi dan surat keputusan koordinator seksi-seksi.

e. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan Kegiatan kepanitiaan atas pelaksanaan kegiatan.

f. Menata dan menyimpan file-file/data.

4. Bendahara.

a. Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan.

b. Membukukan segala pengeluaran dan menerima dan mencatat tanggal uang masuk beserta sumber dan jumlah dana.

c. Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya uang), tanggal, penerima, serta kegunaan uang tersebut

d. Menyediakan nota (kwitansi) uang masuk dan dan meminta nota pembelian atas kegunaan dana.

e. Membuat laporan keuangan, dan membukukan keuangan iuran pokok, wajib maupun sumbangan sukarela anggota.

f. Meminta persetujuan Ketua sebelum mengeluarkan uang, dan dapat berkoordinasi dengan anggota.

5. Seksi Acara.

a. Menyusun rencana kegiatan.

b. Membagi tugas dan tanggungjawab mengenai hal-hal teknis pada saat kegiatan berlangsung.

c. Mengatur waktu, tempat dan membagi tugas masing-masing anggota saat acara.

d. Mengatur dan memberi tugas mengenai kegiatan dan bekerja sama dengan seksi lain seperti, seksi humas dan Pubdekdok (publikasi, dekorasi, dan dokumentasi.

6. Seksi Konsumsi. 

a. Meyediakan makanan ringan (Snack), Berat (Nasi) dan minuman pada saat kegiatan berlangsung.

b. Mengelola dan memonitor setiap konsumsi sesuai program yang ditetapkan.

c. Mengendalikan kelancaran dan tata tertib komsumsi pada pelaksanaan kegiatan.

7. Seksi Pupdekdok (Pubilkasi, Dekorasi, dan Dokumentasi).

a. Menyiapkan dan mengelolah dokumentasi pelaksanaan mulai dari persiapan hingga penutupan.

b. Menyimpan pendokumentasian dalam bentuk hard copy dan soft copy.

c. Menyebarluaskan hasil dokumentasi kepada anggota.

d. Membuat perencanaan kebutuhan biaya pelaksanaan dekorasi dan melaporkan hasilnya kepada ketua panitia.

8. Seksi Humas.

a. Menjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat yang ada disekitar pelaksanaan kegiatan.

b. Mencari sumber dana baik dari anggota maupun dari luar (donator) serta menandatangani surat kerja sama.

c. Bekerja sama atau berkoordinasi dengan bidang publikasi dan informasi terutama mengenai hal-hal informasi yang ingin disampaikan kepada publik.

d. Menyampaikan informasi kepada anggota tentang kegiatan yang akan dilaksanakan.

e. Mencari atau mensurvei tempat-tempat diadakannya kegiatan.

f. Untuk Humas koordinator tiap wilayah bertanggung jawab tentang penyampaian informasi dan lokasi anggota yang ada di wilayahnya masing-masing.

9. Seksi Dana.

a. Mencari dana tambahan di luar iuran wajib dan iuran sukarela.

b. Mendata atau membuat daftar alamat donatur dan sumber-sumber yang bisa mendapatkan dana

c. Menjalankan sumbangan iuran wajib dan suka rela kepada semua anggota panitia dan simpatisan.

d. Melakukan kegiatan usaha lain di luar iuran wajib dan suka rela misalnya berjualan saat kegiatan perlombaan, dll.

e. Memberikan laporan kepada bendahara mengenai sumbangan dan jumlah uang yang masuk dan keluar pada setiap bulan.

D. Program Kerja Yang Akan Dilaksanakan.

Untuk kelancaran kegiatan yang akan dilaksanakan pada H+3 Hari Raya Idul Fitri Tahun 2013, maka segera laksanakan kegiatan sebegai berikut :

1. Ketua. Memamtau seluruh kegiatan pengurus dan bertanggung jawab dalam pelaksanaannya.

2. Wakil Ketua. Membantu Ketua untuk memantau kegiatan kepanitiaan untuk penyelesaian administrasi.

3. Sekretaris :

a. Susun kembali daftar nama dan alamat anggota Alumni 1998.

b. Serahkan daftar nama tersebut kepada Bendahara dan Seksi Humas.

c. Agendakan rapat berikutnya untuk membahas kegiatan Tahun 2013.

4. Bendahara :

a. Selesaikan dan rekap penerimaan dana dari anggota.

b. Daftar dan alamat anggota koordinasikan dengan Sekretaris dan Seksi Humas.

5. Seksi Humas :

a. Koordinasikan dengan koodinator tiap wilayah tentang lokasi anggota dan penyelesaikan dana.

b. Dana serahkan kepada Bendaraha atau kepanitiaan terkait (Ketua, Wakil, Sekretaris).

6. Koodinator Batah, Modung, Kwanyar, Sukolilo, Kesek, Sendang Tragah, dan Tanah Merah.

a. Cek dan laporkan lokasi anggota kepada Seksi Humas dan akan diteruskan kepada Sekretaris untuk pendataan.

b. Pada Prinsipnya membantu Seksi Humas. 

E. Penutup.

Demikian petunjuk kerja kepanitiaan Reuni Alumni 1998 SMA Negeri 1 Kwanyar ini dibuat dan dipergunakansebagaimana mestinya.

Ketua Ikatan Alumni 98

Eko Budi Handoyo